Reorganiseren, zo doe je dat.

Een praktijkvoorbeeld

Gedwongen harde maatregelen nemen met oog voor de mens

De RAI is hard geraakt door de effecten van de coronacrisis. De crisis raakte de RAI als systeem, maar had ook een groot effect op medewerkers persoonlijk en hun relaties met collega’s, klanten en partners. De RAI kenmerkt zich door langdurige dienstverbanden, nauwe onderlinge relaties en een ‘samen de schouders eronder zetten’ mentaliteit. Tientallen jaren was op die manier alles oplosbaar wat resulteerde in een gevoel van trots en gezamenlijkheid. Nu was de RAI echter gedwongen om harde maatregelen te nemen om te blijven bestaan: van een groot deel van de collega’s werd afscheid genomen. De bedrijfspsychologen van Akerendam speelden vanaf het begin een belangrijke rol bij de aanpak van de reorganisatie. Daarnaast begeleidden zij de leidinggevenden tijdens deze reorganisatie.

De situatie

Een reorganisatie met grote impact voor vertrekkende én blijvende collega’s die zorgvuldig doorgevoerd moet worden. Leidinggevenden die gewend zijn de energie in hun teams te richten, maar niet om slecht nieuws gesprekken te voeren, zeker niet op deze schaal.

De wens

Ondersteuning bij het vormgeven van dit proces – met oog voor de impact op individuen, teams en organisatie – en bij een doorstart met de teams binnen de nieuwe organisatie.

De oplossing

Leidinggevenden begeleiden en coachen om alle gesprekken zorgvuldig te voeren, zowel met vertrekkende als blijvende collega’s, door hen voor te bereiden op wat ze kunnen verwachten en hoe ze daarop kunnen anticiperen.

De tools

Trainingen in het voeren van slechtnieuwsgesprekken voor alle leidinggevenden. Advies over het vormgeven van de aanpak op de dagen dat deze gesprekken gevoerd worden. Ondersteuning op de gespreksdagen voor coaching van de leidinggevenden en als vangnet.

Leerervaringen

1.    Zorg voor een zorgvuldig en transparant proces

Zorg voor een zorgvuldig en transparant proces. Communiceer regelmatig, kort en met een hoge frequentie naar de hele organisatie over de voortgang van de reorganisatie (in de vorm van webinars). Besef je daarbij dat geen nieuws ook nieuws is. Betrek de OR actief bij het proces en spreek een duidelijke rolverdeling af tussen beleidsteam, bestuur, HR en OR. Zoek naar hulp op belangrijke aspecten waar expertise nodig is (denk aan juridische en psychologische kennis). En leg alle informatie zorgvuldig vast in naslagwerken en scripts.

2. Besteed aandacht aan de emoties en onderlinge relaties

Zorg dat je voldoende aandacht besteedt aan de emoties en onderlinge relaties van vertrekkende én blijvende collega’s. Geef zo snel mogelijk duidelijkheid als consequenties van de reorganisatie duidelijk zijn. Voer (live!) individuele gesprekken met alle collega’s en zorg dat er geen groepsverdeling ontstaat op basis van collega’s die blijven of niet blijven.

3. Ondersteun leidinggevenden

Ondersteun leidinggevenden in hun rol tijdens het voeren van alle gesprekken, tijdens en na de reorganisatie. Help ze bij het hanteren van de emoties van henzelf en hun teams, het voeren van ontslaggesprekken (soms in een situatie waarbij hun eigen baan ook vervalt) en het doorstarten van teams met de overgebleven collega’s. Geef aandacht aan emoties en de impact op relaties, teams en de organisatie. Geef leidinggevenden overzicht op wat er op hen afkomt zodat het beter voorspelbaar wordt. Besteed voldoende tijd om ze te trainen in het voeren van (ontslag)gesprekken, zodat ze hiermee in een veilige context kunnen oefenen. Training heeft het grootste effect als je het geleerde morgen moet toepassen. Plan trainingen dan ook vlak voordat het gaat gebeuren (werkend leren). Zorg daarnaast voor een vangnet tijdens lastige stappen zodat ter plekke hulp of ondersteuning geboden kan worden.

Samenvatting

De RAI mag trots zijn op de manier waarop deze reorganisatie verlopen is. Zowel blijvende als vertrekkende medewerkers geven complimenten voor de aanpak van de reorganisatie en de geboden ondersteuning. Aandacht voor frequente communicatie, gedegen ondersteuning en coaching van leidinggevenden en de beleving van blijvende en vertrekkende medewerkers zorgen ervoor dat een ingrijpend proces toch positief ervaren wordt.

"Leiderschap, kun je dat leren?"

Leiderschap en leiderschapsontwikkeling zijn hot. Maar waarom eigenlijk? Hebben we leiderschap echt nodig? Hoe ontstaat leiderschap en hoe ontwikkel je het? Allemaal vragen die we in dit e-book voor je beantwoorden.

Download e-book